¿Qué es y por qué tantas empresas tienen un ERP?

La planificación y gestión empresarial centralizada

Un ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema de planificación de recursos empresariales, es un software que permite a las empresas controlar todos los flujos de información que se generan en cada ámbito de la organización.

Este software es una de las herramientas más solicitadas por las empresas, independientemente de su tamaño o área de actividad, para poder coordinar desde una sola herramienta varios o todos sus departamentos y así optimizar al máximo los recursos de su organización.

Más que una herramienta, un ERP es la forma que una empresa tiene para centralizar todas las funciones necesarias para llevar su gestión de la manera más eficiente posible.

¿Qué objetivos tiene un ERP?

Uno de los objetivos principales de los sistemas ERP es el de aunar o integrar en una misma herramienta los diferentes departamentos. Antes, cada uno de los departamentos contaba con su propio programa especializado. Gracias a estos sistemas ERP, ahora, desde una misma base de datos centralizada, se gestiona, en vivo y de manera más eficiente, toda la información de la empresa.

Por lo tanto, viniendo de esta integración, los ERP acostumbran a tener diferentes módulos dentro de la herramienta, cada uno correspondiente a cada departamento de la organización. Según el tipo de empresa estos módulos pueden variar, pero los más comunes suelen ser los de compras, ventas, inventario, facturación, logística, contabilidad, RRHH y CRM.

El objetivo último, y por lo que esta herramienta es tan buscada, es el de ayudar a las empresas en la administración y toma de decisiones, a través de la automatización de sus procesos. Gracias a ello, se cometen menos errores, se pierde menos tiempo y, por lo tanto, se mejora la rentabilidad de una organización.

Otra razón por la que triunfa tanto este tipo de software puede darse por el hecho de que la planificación de recursos empresariales suele ser tediosa o difícil de llevar a cabo. En cambio, con un sistema ERP, este proceso se automatiza.

Tipos de ERP

Una vez definido y explicado su objetivo, para acabar de entender los sistemas ERP, es importante saber qué tipos hay y su categorización atendiendo a dos factores fundamentales, el tamaño de la organización y la ubicación del ERP.

Según el tamaño de la organización

Esta categorización responde a las diferentes variaciones que, según el tamaño de la empresa, puede necesitar unas características u otras dentro del sistema ERP.

• ERP para pequeñas empresas

Pensado y enfocado para negocios locales, este ERP puede cambiar de características según la complejidad que puedan presentar estas empresas pequeñas. También pueden ser de mucha utilidad para gestionar la información de organizaciones que hagan su actividad dentro de un sector muy especializado.

• ERP para PYMES

La característica de estos ERP que varía respecto a los anteriores es la escalabilidad, ya que están diseñados para crecer a la par que las compañías. Estos ERP están pensados para poder cubrir los procesos empresariales de más de una industria.

• ERP para grandes empresas

Estos ERP son los más potentes del mercado ya que están pensados para soportar la complejidad y cantidad de información de las empresas más grandes, con la capacidad de aglutinar varias industrias o incluso varias unidades de negocio.

Según la instalación y donde lo usemos

Al ser un software, el lugar donde lo instalemos, usemos y almacenemos la información, siempre marcará una tipología de ERP u otra.

• ERP en local

Al tener el sistema ERP instalado en nuestros ordenadores, tendremos siempre algo más de control sobre los datos, la seguridad y, por otro lado, la actualización del sistema, aunque para obtener un rendimiento óptimo serán necesarias una formación especializada del personal y horas de aprendizaje.

Normalmente, vinculando esta categorización con la anterior, las empresas más grandes son las que suelen tener el personal y los recursos necesarios para llevar a cabo un sistema de ERP on premise o en local. También entra en juego la confidencialidad y el no querer que terceros guarden información delicada de su organización.

• ERP en la nube

Este tipo de sistema ERP no requiere instalación, se accede a través de internet, está en la nube y, normalmente, tras un pequeño paso de crear una cuenta, ya se puede utilizar. Por lo tanto, tiene todas las comodidades que nos puede dar un servicio online.

A comentar, respecto al sistema ERP en local, el usuario no tiene el mismo

nivel de control, pero se ve recompensado en el ahorro del tiempo y recursos empresariales debido a que no tiene que preocuparse por temas como el mantenimiento, la seguridad o el mantener actualizado el programa de manera manual.

10 recomendaciones para crear un ERP a medida para nuestro negocio

A la hora de implementar nuestro ERP hay una serie de aspectos indispensables que tener claros para que nuestro sistema optimice y ayude a organizar toda la información de nuestra organización de un modo eficiente y eficaz.

• Establecer los objetivos clave

Aunque los sistemas ERP solucionan muchos problemas de naturalezas muy diferentes en las organizaciones, es muy importante identificar el objetivo real por el que se implementa un ERP.Para ello, los KPI’s o indicadores de rendimiento nos pueden ayudar a analizar y comprender la necesidad de la intervención del sistema ERP.

• Definir el alcance

Un aspecto igual de importante que el marcar los objetivos claros, es la definición del alcance, siempre teniendo en cuenta las necesidades y las oportunidades de la empresa. Una falta de definición en este punto puede conllevar implementaciones de ERP más lentas de lo esperado o con incrementos de presupuesto no contemplados.

• Evaluar las posibilidades

Para llevar a cabo una implementación exitosa o, al menos, rentable de un sistema ERP, la organización ha de destinar un esfuerzo en evaluar las opciones, caminos y posibilidades de la herramienta.

La gerencia, de la mano con el resto de departamentos implicados, ha de tener clara la diferencia entre la configuración del ERP y la posterior personalización de este para ayudar a que la herramienta se acople a la perfección a la organización y sus procesos de información.

• Migrar los datos

Para garantizar que no se sobrecarga el sistema, es importante que sólo los datos necesarios y más importantes se transfieran a éste. Además, con la finalidad de poder recuperarlos cuando sea necesario, la organización debería garantizar backups de los datos y toda la información relevante de manera periódica cada cierto tiempo.

• Verificar la infraestructura

Este es uno de los puntos más importantes de la implementación de un sistema ERP. Siguiendo las diferentes categorizaciones mencionadas anteriormente, la empresa ha de fijar junto a su proveedor de sistema ERP una infraestructura que se ajuste a las características de su organización, teniendo en cuenta siempre la escalabilidad.

• Personalizar

Puede ser que, dependiendo de la empresa, no sea necesaria una personalización exhaustiva del sistema. No obstante, al ser una gran decisión de inversión de la compañía, se recomienda destinar recursos y tiempo a intentar que la herramienta de ERP sea lo más personalizada y se ajuste a las necesidades concretas de la empresa el máximo posible.

• Gestionar el cambio

Una implementación de un sistema ERP puede afectar a la rutina de los trabajadores de una empresa. Es por eso que se recomienda que la gerencia de una organización involucre a sus empleados y los prepare mediante cursos y formaciones para que entiendan la importancia de un ERP, cómo les podrá ahorrar tiempo y cómo aumentará su productividad.

• Transferir conocimientos

Uno de los aspectos principales que vienen dados por la naturaleza de la herramienta es la de preparar y capacitar a los empleados para el buen uso de ésta. La transferencia de conocimiento asegura que la implementación de la herramienta sea un éxito. La organización debe asegurarse de que los proveedores entienden sus necesidades y preparar con conocimiento tecnológico a su departamento de IT.

• Gestionar proyectos piloto y pruebas

Hacer pruebas es parte del proceso. Cuanto más flexibles, más abiertos y más aprendamos de los errores que se puedan cometer al principio, más conocimiento sobre la herramienta y sobre nuestros propios flujos de información tendremos. La rigidez puede ser contraproducente en una implementación tan relevante y con implicaciones transversales en toda la organización como es la de un sistema ERP.

• Retocar y mantener soporte continuo

Una vez testeada en proyectos piloto, es hora de empezar. Algunas empresas aprovechan para testear de nuevo, con la finalidad de conseguir más feedback y optimizar su desarrollo.

Algo a tener en cuenta es que un sistema ERP no es un evento de una sola vez, es una herramienta que nos acompañará durante mucho tiempo y que, por lo tanto, se convierte en un proceso continuo dentro de nuestra organización.

Todas estas recomendaciones, o pasos a seguir, son fundamentales para una óptima implementación del ERP, algo que repercutirá sin duda en la adecuada gestión de nuestros procesos empresariales. Una herramienta imprescindible para nuestro negocio, sea grande o pequeño, que nos ayudará a automatizar procesos, optimizar la administración y mejorar la toma de decisiones organizativas relevantes.