Automatización de procesos con Power Automate

Contestar correos electrónicos, revisar datos, copiar y pegar información o chequear actualizaciones. Cada día, casi sin darnos cuenta, ejecutamos multitud de tareas repetitivas. Tareas que, aunque puedan parecer relativamente sencillas y breves, en su conjunto acaban suponiendo una gran inversión de horas, repercutiendo en nuestra productividad y la de nuestro negocio. La clave para simplificar todos estos procesos y aumentar así nuestra eficiencia empresarial está en Power Automate.

Power Automate es una poderosa plataforma de Microsoft para automatizar procesos manuales, ya sean complejos o sencillos. Un sistema de trabajo online que nos permite crear flujos de trabajo automatizados, conectando aplicaciones (tanto de Office 365 como de terceros) de manera sencilla e intuitiva, simplificando así toda serie de procesos y tareas repetitivas.

Desde mover datos entre diferentes sistemas, activar alertas y enviar recordatorios de tareas a optimizar la compatibilidad de datos obtenidos de cualquier API, clasificar notificaciones o simplemente automatizar tareas sencillas de un dispositivo local, automatizando procesos ahorrarás tiempo y dinero.

La automatización al alcance de todos

Para facilitar su implementación, Power Automate cuenta con una serie de plantillas listas para su uso, así como recomendaciones sobre el tipo de aplicaciones que conectar para que puedas automatizar cualquier proceso en tan solo unos clics, sin apenas necesidad de codificación.

Este acceso sencillo, con una interfaz simple e intuitiva, la convierten en una herramienta ideal para todo tipo de usuarios, incluso sin conocimientos técnicos o de programación. Una manera sencilla de ahorrar tiempo en nuestras tareas diarias o simplificar procesos empresariales complejos que normalmente haríamos de manera manual.

Deja que la Inteligencia Artificial trabaje para ti

Como hemos visto, una de las principales ventajas que ofrece Power Automate es su capacidad RPA (Automatización Robótica de Procesos por sus siglas en inglés), automatizando tareas y procesos repetitivos y de bajo valor agregado para tu empresa que pueden ser efectuadas por bots, con su consiguiente ahorro de costes.

Además, la potencia de la Inteligencia Artificial se puede emplear para automatizar tareas que implican criterios de selección (como encontrar un número de teléfono determinado en una pantalla de datos) sin tener que hacerlo manualmente.

Uso de conectores en Power Automate

Los flujos de trabajo automatizados de Power Automate pueden generarse tanto para aplicaciones propias de Office 365 como de terceros, con un listado de más de 400 aplicaciones o conectores diferentes entre las que elegir para empresas de cualquier tipo de sector o actividad, SharePoint, SQL Server, Outlook, Slack, Excel, Mailchimp, WordPress…

Una lista de conectores en continuo crecimiento que, además, incluye la posibilidad de crear nuestros propios conectores personalizados para vincular Power Automate con el origen de los datos que necesitemos a través de una API.

Para configurar estos flujos de trabajo es importante tener claro tres elementos fundamentales: el desencadenador, las acciones que queramos realizar y las conexiones entre las diferentes aplicaciones que queramos conectar.

El desencadenador (trigger) es el evento disparador que activa el flujo. Puede ser la entrada de un correo nuevo, cambios guardados en un documento, la aparición de tuit nuevo que mencione nuestra marca, la creación de un elemento en una lista de SharePoint o cualquier otro evento. Cada conector debe tener al menos un desencadenador asociado para que el flujo de trabajo se active.

Una vez activado el proceso es necesario tener bien definidas las diferentes acciones que queremos que se lleven a cabo cada vez que se ponga en marcha un evento desencadenador, teniendo siempre en cuenta que cada flujo puede tener una o varias acciones asociadas. La variedad de posibilidades que nos ofrece Power Automate es total, enviar un email a un usuario determinado, publicar un mensaje en un grupo de Teams, subir un archivo a OneDrive…

Finalmente, es imprescindible conocer las credenciales de cada aplicación que queramos conectar a través de Power Automate. Estas credenciales están cifradas por Microsoft para su seguridad y se pueden editar o eliminar fácilmente.

Tipos de flujo de trabajo

Si ninguna de las plantillas predeterminadas que tenemos disponibles se adapta a nuestra necesidad concreta, siempre podemos definir nuestros propios flujos de trabajo completamente personalizados.

En este caso, el tipo de desencadenante que escojamos definirá uno de los cuatro tipos de flujo de trabajo existentes, automatizado, instantáneo, programado y de proceso empresarial.

En el primero, el flujo automatizado, el desencadenador es un evento designado. Deberemos elegir cuál será el evento que desencadenará el flujo de manera directa, sin requerir ninguna otra acción directa por nuestra parte.

En los flujos instantáneos el desencadenante se activa de manera manual cada vez que se necesita. Normalmente este tipo de flujos se emplea para llevar a cabo tareas muy repetitivas de tal manera que ejecutarlas no requiera una atención constante

El flujo programado permite activar flujos que se inicien en una fecha predeterminada, después de un tiempo o que se repiten habitualmente en el tiempo. Así, podemos determinar cuándo y con qué periodicidad se activa.

El cuarto y último de los tipos de flujo son los flujos de proceso empresarial guían a los usuarios a lo largo de su trabajo a través de procesos multistep. Este tipo de flujo se emplea a la hora de establecer flujos complejos que requieren reglas de negocio y procesos definidos por la empresa.

Principales beneficios de usar Power Automate

Entre todas las ventajas que ofrece Microsoft Power Automate, sin duda la más evidente es la del aumento de la productividad en tu negocio. Al crear flujos de trabajo automatizados ahorras tiempo y liberas al personal cualificado para el desarrollo de nuevas iniciativas de valor en lugar de realizar tareas repetitivas.

Su facilidad de uso y el no necesitar apenas conocimientos de programación abren un mundo de posibilidades democratizando la automatización de las tareas de cualquier empleado dentro de tu organización.

Una automatización que posibilita la opción de habilitar a todos los usuarios que consideres para crear flujos de trabajo más rápidos y seguros gracias a un proceso de activación guiado sin necesidad de código que facilita la automatización de procesos RPA.

Con flujos de trabajo adaptables y escalables, Power Automate es mucho más rentable que construir soluciones desde cero que un software personalizado y, en el caso de que necesites crear aplicaciones más complejas y completas, siempre tendrás acceso a Azure Cognitive Services y Bot Framework, con las que podrás crear soluciones adaptadas a tus necesidades concretas y totalmente personalizadas.

En definitiva, con Microsoft Power Automate mejorarás la eficiencia y la productividad de tu negocio, ahorrando tiempo, dinero y recursos. La mejor herramienta para simplificar las tareas repetitivas y los procesos sin papeles para que puedas centrar tu atención en lo realmente necesario.