Ventajas y Desventajas de un ERP Personalizado
Una gestión a medida para tu negocio
Como hemos visto en anteriores artículos los sistemas ERP constituyen el corazón del software con el que se gestionan millones de empresas, un software que permite a las compañías dirigir muchas áreas de su operativa diaria, desde la contabilidad y las finanzas a los recursos humanos, pasando por las compras, la producción o la logística. Al implementar un ERP personalizado todas estas posibilidades se multiplican, al ajustar cada parámetro según las necesidades concretas de la organización.
En este artículo ahondaremos en cuales son las principales ventajas, así como algunos inconvenientes de disponer de un ERP personalizado frente a un ERP estándar.
Principales beneficios de un ERP personalizado
Un sistema ERP tiene como principal objetivo ayudar a la administración y gestión corporativa, contribuyendo por lo tanto a un crecimiento del negocio. Al agrupar todos los registros y datos de los sectores en un solo lugar, el sistema ERP agiliza mediante la automatización todos los procesos, hasta entonces manuales, que solían llevar mucho más tiempo.
Custom ERP Screenshot
Así, garantiza una mayor flexibilidad del equipo y aporta un plus en seguridad de la información, otorgando un control mucho más exhaustivo de todo lo que sucede en la empresa. Si además, el ERP está implementado de manera personalizada según las necesidades concretas de nuestro negocio podemos añadir además muchas más ventajas.
- Optimización de los procesos de gestión
La eficacia y la eficiencia de una organización mejoran exponencialmente con el uso de un sistema ERP personalizado, pues además de ser una única herramienta la que se encarga de homogeneizar y mantener una coherencia con los datos, se enfoca con mayor precisión donde es más relevante. Esto ayuda a la interacción entre las distintas áreas de la empresa. - Mejora el proceso de toma de decisiones
Al personalizar el ERP, la centralización de la información, así como el aumento de su calidad y sobre todo su disponibilidad en tiempo real, agilizan y mejoran los tiempos de respuesta extraordinariamente de una organización. - Seguridad de la información
Aparte de la calidad y la disponibilidad de la información hemos de tener en cuenta que en un sistema ERP personalizado el acceso protegido y restringido por usuario facilita cualquier tarea de mantenimiento y backup. - Modularidad y escalabilidad
Una buena solución ERP debe cubrir las necesidades actuales de la organización y nunca suponer un freno a su crecimiento, por lo que al estar personalizada estaremos seguros de que disponemos de módulos adicionales para ser incorporados en cualquier momento que sean necesarios. - Adaptación a las necesidades
Previo a la configuración del ERP cada organización debería realizar una consultoría previa en la que se definan sus requerimientos. Al personalizarlo nos aseguramos de que responda y se ajuste al detalle a cada una de nuestras necesidades. - Mayor control y trazabilidad
Al saber exactamente qué información es relevante es más sencillo Realizar un seguimiento exhaustivo de datos, procesos o documentos. Además, para mayor seguridad, cualquier interacción en un sistema ERP queda siempre trazada y registrada. - Automatización de tareas
Informes, comunicaciones, seguimientos, reclamaciones, etc (tareas periódicas o repetitivas) pueden ser automatizados con tal de reducir al mínimo la dedicación de recursos y poder poner foco en aquellas tareas más productivas.
El aumento de eficiencia que consigue una organización gracias al ERP personalizado, la disminución de errores y la reducción de tareas, permiten a dicha organización disminuir sus costes empresariales mientras que ganan en competitividad.
Como podemos ver, contar con un sistema ERP personalizado tiene un sinfín de ventajas, pero también es cierto que no garantiza el éxito total de la compañía. La cultura organizacional, saber dónde y cómo involucrar al personal y prever los cambios que, sin lugar a duda, sufrirá la organización al usar este nuevo sistema de administración, son elementos imprescindibles para la culminación de la implementación.
Desventajas de invertir en personalización del ERP
A continuación, listaremos algunas de las desventajas que pueden frenar a una organización a implementar un sistema ERP personalizado.
ERP General
- Costes generales del sistema
El inconveniente más común que puede frenar a algunas organizaciones a usar un sistema ERP personalizado suele ser el coste del software del mismo. Esto es debido al nivel de personalización que necesita un sistema ERP, si es cierto que a mayor nivel de personalización, mayor precio.Aunque es cierto que las pymes pueden evitar estos costes iniciales con una solución en la nube, que suele facturarse de manera mensual, el coste inicial del software por sí solo puede ser prohibitivamente caro, sobre todo para pequeñas y medianas empresas. Esto se hace mucho más evidente al aumentar los costes con la personalización. - Coste de implementación y mantenimiento<
Si bien el software personalizado ya es una inversión inicial importante, el proceso de implementación de éste puede ser todavía más costoso (casi cuatro veces más). Suelen ser necesarios perfiles de IT adicionales, así como consultores de ERP o incluso especialistas en capacitación de software.Además, puede que sea necesario invertir también en un nuevo hardware que admita adecuadamente el sistema ERP, como pueden ser servidores y dispositivos móviles compatibles. - Proceso de personalización
Como hemos visto anteriormente, la personalización es uno de los aspectos más ventajosos del software ERP, pero hay que tener en cuenta que se puede perder el control fácilmente. Personalizar un sistema ERP requiere de tiempo, esfuerzo, experiencia y dinero, pero frecuentemente las organizaciones subestiman la cantidad de recursos necesarios y no acaban en proceso de personalización o éste termina superando el presupuesto. - Complejidad
Los sistemas ERP personalizados brindan numerosas capacidades y mejoras concretas, pero eso implica también que el software pueda llegar a ser complejo y difícil de usar. Algunas organizaciones pueden llegar a encontrarse con sistemas demasiado grandes y complejos para sus procesos, cosa que suele generar un retorno de la inversión deficiente. - Resistencia al tráfico de información
Los sistemas ERP pueden ver su efectividad comprometida en caso de que haya resistencia en compartir la información entre las unidades de negocio o departamentos. Debido a los fuertes cambios en la cultura de trabajo que conlleva la implementación de un potente ERP, es posible que haya personal poco capacitado o desinteresado en hacer uso del sistema. - Beneficios tardíos
Los beneficios para una organización de contar con un sistema ERP no se visualizan de inmediato tras implementar el software, éstos serán evidentes conforme vaya pasando el tiempo y el sistema lleve un tiempo en ejecución. Al aumentar los costes por la personalización, los beneficios aunque puedan ser superiores en el largo plazo, tardarán más en llegar. - Capacidad de la mano de obra
La culminación de la implementación depende finalmente de la capacidad, destreza y ganas de la mano de obra. Esto implica sin lugar a dudas educación y capacitación, para hacer que el sistema se aplique correctamente.
En conclusión, un sistema ERP personalizado bien implementado puede ser de gran utilidad para optimizar los procesos de trabajo y la toma de decisiones de una organización ahorrando tiempo y recursos.
Aunque su alto coste inicial en comparación con un ERP estándar puede suponer un freno (especialmente en pequeñas y medianas empresas), en aquellas organizaciones con flujos y procesos más complejos la apuesta por la implementación de un ERP personalizado conlleva una serie de mejoras que hacen muy recomendable su adopción en el largo plazo.