Cómo obtener el máximo rendimiento con Power Automate

Como vimos en nuestra anterior entrada sobre Power Automate, la herramienta de automatización de Microsoft es una potente solución para aumentar nuestra productividad y la de nuestro negocio al automatizar procesos manuales, complejos o sencillos, ahorrando de esta manera tiempo y optimizando nuestros recursos.

Una herramienta online fácil de usar, con una interfaz muy intuitiva y plantillas con las que conseguir grandes resultados sin necesidad de codificación ni programación pero que podemos exprimir al máximo para conseguir mucho más, gracias a las numerosas funcionalidades que incorpora y a sus constantes actualizaciones y mejoras por parte de Microsoft.

Optimiza tus procesos de trabajo con Process Advisor

Una de las funcionalidades más interesantes que incluye Power Automate es Process Advisor. Se trata de una robusta herramienta de análisis que te ayudará a simplificar tu manera de trabajar, mediante la detección y reconocimiento de cuellos de botella en tus procesos de trabajo y la recomendación de oportunidades de automatización.

Con Process Advisor podrás identificar fácilmente aquellos procesos concretos que ralentizan tu negocio y que podrías automatizar, capturando y analizando las diferentes acciones que tienen lugar con su grabadora de procesos. Al reconocer estos cuellos de botella que entorpecen tu flujo de trabajo y poder interpretar tus procesos de principio a fin podrás, de una manera muy visual, detectar oportunidades de mejora y optimizar tu trabajo de manera muy eficiente, potenciando y aumentando tu productividad.

Además, a través del empleo de sus recomendaciones guiadas podrás elegir cómodamente qué conectores necesitas emplear para automatizar tus procesos en función de todo lo aprendido previamente en el análisis efectuado por Process Advisor.

Siempre actualizado

En estos tiempos es importante estar siempre actualizado, por eso Power Automate sigue creciendo día a día para que todas tus necesidades y las de tu negocio estén siempre cubiertas. Recientemente ha incorporado más de 20 nuevos conectores, entre los que destacan diferentes soluciones y herramientas para la gestión de inventarios, operación de IT, gestión de documentos, identificación de amenazas, gamificación y mucho más.

Otra de las nuevas mejoras que incorpora Power Automate dirige sus esfuerzos a la optimización del trabajo colaborativo y a la mejora de su experiencia de usuario.

El trabajo en paralelo ayuda a desarrollar flujos de trabajo complejos de un modo más rápido. Con Power Automate los diferentes usuarios pueden compartir flujos con otros miembros de su equipo para desarrollarlos conjuntamente, de manera que múltiples usuarios pueden trabajar en un mismo flujo simultáneamente. Para saber quiénes están colaborando en el proyecto en todo momento, los avatares de los usuarios activos que están editando o consultando el flujo se muestran en tiempo real.

Además, si diferentes usuarios realizan a la vez cambios en el flujo, el sistema es capaz de detectar posibles conflictos durante la operación de guardado y muestra un amplio abanico de opciones para solucionarlo como por ejemplo descartar los cambios, guardar una copia del flujo para no perder los cambios realizados o incluso sobrescribir los cambios de otro usuario.

Si anteriormente vimos cómo el empleo de Inteligencia Artificial en la automatización de tareas era una de las principales ventajas de Power Automate ahora, con la llegada de AI Builder, Microsoft da un paso más.

Esta nueva capacidad de Microsoft Power Platform le permite agregar inteligencia artificial a sus procesos automatizados para predecir resultados y ayudar a optimizar el rendimiento empresarial en una solución que se integra directamente en Power Apps y Power Automate.

La importancia del trabajo en equipo

Siguiendo con el trabajo de equipo colaborativo, Microsoft Teams es una de las principales plataformas y canales de comunicación entre equipos. Para facilitar el intercambio de información entre Teams y otros servicios, Power Automate cuenta con las Adaptative Cards, tarjetas adaptables para compartir y mostrar bloques de información sin la complejidad de tener que personalizar CSS o HTML para representarlos. Generadas en formato JSON, cuando se entrega a un host específico, como Microsoft Teams, se transforma en una interfaz de usuario nativa que se adapta automáticamente, facilitando así la compartición de información. Esto, entre otras cosas, permite dirigir contenido diferenciando si se hace a miembros de su equipo en Teams y usuarios AAD o canales de Teams.

En el primer escenario podemos publicar nuestras propias tarjetas adaptables como un bot de flujo para un usuario específico, proporcionando la dirección de correo del destinatario. De esta manera, la tarjeta aparecerá en el chat del destinatario y/o los feeds de actividades durante la ejecución del flujo, aunque también existe la posibilidad de requerir una respuesta a entradas que se requieran en la tarjeta para que la ejecución del flujo continúe. El flujo continuará después de que el destinatario responda, devolviendo contenido dinámico para una respuesta por destinatario y tarjeta.

En el segundo escenario, dirigir contenido a canales de Teams, se dan las mismas opciones de publicar tarjetas adaptables como un bot de flujo para un canal específico esperando o no respuesta. Las principales diferencias son que, en este caso, se le solicitará la instancia de Teams y un canal donde se publicará la tarjeta por lo que el creador del flujo deberá tener acceso a la instancia para poder publicar la tarjeta adaptable allí.
De la misma manera que ocurría en el primer escenario, si se requiriese una respuesta para continuar el flujo esto sucederá una vez que alguien del canal de Teams responda, pero con la particularidad de que solo devolverá contenido dinámico para una respuesta por respondendor y tarjeta.

Empleo de operaciones de datos

Por supuesto, usuarios más avanzados y con conocimientos básicos de programación podrán obtener un mayor rendimiento de Power Automate mediante el uso de operaciones de datos para crear sus flujos a través de diferentes acciones.

Entre las principales operaciones que se pueden emplear con Power Automate figuran las acciones de composición (redactar), unión, selección, matriz de filtro y creación de tablas CSV y HTML que veremos resumidamente a continuación.

• La acción de composición o redactado nos evita tener que ingresar los mismos datos una y otra vez cuando diseñamos un flujo online.
• La acción de unir se puede emplear para delimitar una matriz o array con el separador de su elección.
• Selección nos permitirá transformar la forma de los objetos en una matriz. Por ejemplo, agregando, sustituyendo o incluso eliminando el nombre de elementos en cada objeto de la matriz.
• El filtro de matriz reduce la cantidad de objetos en una matriz hasta un subconjunto que coincida con los criterios establecidos.
• La creación de tablas cambia una entrada de matriz JSON por una tabla de valores separados por comas (CSV) o una tabla HTML

Toda una serie de recomendaciones, nuevas capacidades y conexiones o herramientas para sacarle todo el partido a la automatización de procesos con Power Automate y multiplicar la productividad de nuestro negocio.