Uso de Dashboards en Power BI
Un esquema visual para facilitar la toma de decisiones
Como vimos en un post anterior, Microsoft Power BI es un servicio de análisis de datos que simplifica la comprensión y la obtención de resultados útiles para nuestro negocio gracias a sus atractivas y funcionales visualizaciones interactivas. Así, de un sencillo vistazo seremos capaces de interpretar fácilmente hasta los resultados más complejos.
En este punto, los dashboards, también conocidos como paneles o cuadros de mandos, nos ayudan a visualizar y entender mejor el funcionamiento de nuestro negocio. Podemos analizar los datos, detectar amenazas y definir las acciones que pueden llevarnos a solucionarlas, facilitando y optimizando así la toma de decisiones.
Entendiendo un cuadro de mandos
Podría decirse que un dashboard es, sencillamente, un resumen que aglutina los datos más relevantes para nuestro negocio presentándolos de una manera visual, simple y atractiva, de cara a facilitar su posterior interpretación. Una herramienta de BI (Business Intelligence) con la que poder efectuar un seguimiento adecuado del estado general de la empresa, un departamento concreto o una campaña o proceso específico.
Para ello, es fundamental definir previamente cuáles serán nuestros indicadores clave de desempeño (KPI por sus siglas en inglés), aquellas métricas y datos más relevantes para nuestros intereses. Las visualizaciones de un dashboard pueden surgir a partir de un conjunto de datos, así como de un informe o varios, pudiendo combinar datos locales y online, por lo que proporcionan una representación consolidada, independientemente de dónde residan los datos.
Cinco ventajas de trabajar con dashboards
Un dashboard no es tan solo una imagen estática atractiva. Es una herramienta interactiva que se actualiza según vayan variando los datos y que nos aporta una serie de ventajas muy interesantes.
- Fácil de interpretar
La principal funcionalidad del dashboard no es otra que representar las principales métricas relevantes para nuestro negocio de manera sencilla, clara y visual. No es necesario ser un experto en la temática en cuestión para poder entender lo que nos muestra y si en algún momento queremos profundizar en algún punto concreto siempre se puede emplear otra herramienta más específica.
- Información siempre accesible
Al poder combinar datos locales y online, un dashboard que se sincronice automáticamente en la nube permite que distintos usuarios de un mismo equipo compartan la misma información, consultando, analizando e interpretando los datos en tiempo real, en todo momento, desde cualquier lugar.
- Rapidez de respuesta
Su capacidad de mostrar y compartir la información más relevante para estudiar el desempeño de nuestro negocio permite reaccionar de forma casi inmediata ante posibles oportunidades o amenazas, así como evaluar al momento los resultados de los cambios aplicados y las decisiones tomadas.
- Visión global
Nuestro dashboard o panel de control nos puede mostrar de una sola vez y al momento datos extraídos de diferentes fuentes, por ejemplo métricas de redes sociales, información de nuestro CRM, resultados de negocio clasificados por áreas o soluciones de analítica web. Así será mucho más sencillo realizar una comparativa y observar su evolución, consiguiendo una visión global sin tener que acceder a ellos por separado.
- Optimización de recursos
Un panel de control supone un enorme ahorro de recursos y tiempo al concentrar a través de una sola herramienta datos dispersos de distintas fuentes e informes con los que elabora sus gráficos y visualizaciones. Una vez tengamos definidas nuestras KPI solo tendremos que configurar una vez la manera de presentarlas y se generarán automáticamente.
Uso de dashboards en Power BI
Generando nuestro dashboard con Microsoft Power BI conseguiremos disponer en una sola página, o lienzo, de una historia visual sobre nuestro negocio. Al limitarse a una única página, un dashboard bien diseñado incluirá únicamente los principales elementos, pudiendo ampliarse la información en los informes relacionados del documento para conocer los detalles.
Si bien un informe es un buen punto de partida para crear un dashboard, en Power BI existen otras maneras, como por ejemplo a partir de un dato, un conjunto de datos, un conjunto de informes, mediante la duplicación de un cuadro de mandos existente o incluso desde cero.
Pero, más allá del procedimiento paso a paso para generar un dashboard, hay una serie de factores clave comunes que debemos tener en cuenta para conseguir un resultado realmente útil y relevante, un cuadro de mandos funcional y atractivo de cara a futuras tomas de decisiones.
Recomendaciones generales para crear un dashboard
Puede parecer obvio pero la intención final de un dashboard no es únicamente mostrar o analizar los datos sino construir y contar una historia con ellos que sea relevante para nuestro negocio. Siempre hay que mostrar un contexto y construir un relato que evolucione desde el dato hasta las conclusiones que queremos extraer.
Además, es fundamental tener en cuenta quién va a utilizar el dashboard. Saber a qué público nos dirigimos nos ayudará a decidir cuáles serán las métricas claves que nos ayudarán a tomar las diferentes decisiones y qué información necesitará nuestro público para conseguir los mejores resultados.
Los paneles están diseñados para mostrar la información importante de un vistazo, por lo que se recomienda incluir todos los iconos en una pantalla. Sin embargo, aunque el dashboard se base en informes y conjuntos de datos subyacentes, y esos elementos puedan contener numerosos detalles, los usuarios siempre podrán profundizar en los informes desde el cuadro de mandos por lo que no es aconsejable incluir estos detalles en nuestra página, a no ser que sean estos detalles los que hace falta supervisar.
También es muy importante tener presente dónde se va a mostrar y compartir nuestro dashboard. Si se va a proyectar en una gran pantalla podremos incluir más contenidos que si se va a consultar en un dispositivo móvil, en el que incluiremos menos iconos. En cualquier caso, siempre es recomendable mostrar nuestro dashboard en modo pantalla completa cuando lo presentemos para evitar distracciones.
Organizar adecuadamente la información que vamos a compartir ayudara a una interpretación cómoda y sencilla. Generalmente en el mundo occidental los usuarios leen de arriba a abajo y de izquierda a derecha. Teniendo esto presente, es aconsejable ubicar en el nivel superior izquierdo el nivel más alto de datos e ir ampliando detalles conforme sea necesario en el sentido de lectura.
También es muy importante saber priorizar la información para conseguir una visualización más atractiva. Para ello podemos jugar con el tamaño, la ubicación y los colores. Si el texto y las gráficas son del mismo tamaño será más difícil interpretar que dato es prioritario y centrarse en lo realmente importante.
Como vemos, en general, todas las recomendaciones van dirigidas a destacar la información más importante, manteniendo limpio y despejado el resto de la pieza. Y es que, cuando hablamos de dashboards y representación visual de datos, menos siempre es más.